Word的合併列印應用

推文：

我想要把成績單寄給同學，不過這次真的難倒我了。

怎麼了？

我有一張所有同學的成績列表，但是我想要分別通知每個同學自己的成績。

用Email啊？

對呀！可是50個學生我就必須製作50份傳送50份，很麻煩耶。

哦！其實利用合併列印就可以啦。

合併列印？

對呀，Office本來就有這麼好用的功能喔。照著下面的步驟來吧。

步驟：

01.建立一份列表(Excel、Access...)。

02.在Word中建立適當的表單格式。

03.在Word中選擇『郵件→啟動合併列印→一般Word文件(N)』。

04.再單擊『選取收件者→使用現有清單(E)』。

05.選擇已經建立好的列表清單檔案。

06.選取相對應的工作表。

07.在游標放置在Word須輸入『相對應資訊的位置』。

08.單擊『插入合併欄位』，並選擇『相對應的欄位名稱』。

09.例如選擇『姓名』欄位，則在游標位置出現《姓名》，表示已插入相對應欄位。

10.依序將其他的欄位插入『相對應的位置』。

11.單擊預覽結果。

12.即出現相對應的結果，可點擊『上/下一筆資料』檢視結果。

建立文件：

13.點擊『完成與合併』，並選擇『編輯個別文件(E)』。(或依需求選擇)

14.『選擇範圍』並按確定鍵。

15.系統自動將所有列表的資料套用到表單上了，編輯或直接列印即可。

郵件寄送：

16.或是點即『完成與合併』，選擇『傳送電子郵件訊息(S)』。

17.『收件者(O)』挑選含有『Email位址』的欄位，『主旨列(S)』輸入郵件主旨，選擇範圍後，按下『確定』鍵。

19.自動利用郵件程式依個人將檔案與相關資訊傳送出去。

20.每個人只收到相對應的資訊的郵件。

哇～真的是很方便耶。